Biasanya, sebuah surat digunakan untuk keperluan instansi, keperluan dinas organisasi, dan kepentingan antar perusahaan. Namun, surat tersebut tidak selalu dibuat oleh kelompok, melainkan juga dengan individu.
Contoh Surat Resmi yang dibuat oleh invidu adalah seperti surat pengunduran diri atau surat lamaran kerja. Dalam surat tersebut, seharusnya menggunakan format surat resmi dan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Sedangkan dengan surat resmi kelompok, biasanya dibuat oleh perusahaan, instansi pemerintah, sekolahan, dan lain-lain.
Cara Membuat Surat Resmi
Membuat surat resmi harus mengikuti pedoman yang berlaku. Hal ini harus diterima oleh semua orang. Biasanya, format pembuatan surat hanyalah pembuka, isi surat, da penutup. Berikut cara membuat sura resmi :
- Kepala atau Kop Surat
Keberadaan kop surat sangatlah penting. Sebab, kop menunjukkan dari mana surat tersebut berasal. Selain itu, kop juga merupakan sebuah penegasan dari lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat. Bagian kop tersebut biasanya adalah :
- Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
- Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.
- Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.
- Kode Pos
- Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.
- Nomor Surat
Selain kop, nomor surat juga menjadi bagian yang sangat penting. Sebab, nomor surat ini tidak bisa dibuat secara sembarangan. Setiap karakter pada surat memiliki makna dan arti sendiri. Pada surat resmi juga terdapat beberapa bagian, seperti nomor surat, kode surat, dan tanggal, bulan serta tahun pembuatan.
3.Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal merupakan penunjukkan lokasi dan kapan surat tersebut ditulis.
- Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan sebuah dokumen tambahan. Biasanya, lampiran tersebut ditambahkan di dokumen utama yang berisikan dokumen pendukung. Seperti dalam Contoh Surat, terdapat lampiran laporan keuangan, foto kegiatan dan masih banyak lagi.
- Alamat Surat
Banyak yang masih tidak memperhatikan penulisan alamat surat. Hal tersebut membuat banyaknya kekeliruan dalam penulisan. Khususnya pada penulisan surat resmi. Salah satunya adalah penulisan “kepada” yang sebenarnya tidak wajib digunakan. Jadi langsung ke “Yang Terhormat” dan bahkan bisa disingkat dengan “Yth”.
- Salam Pembuka dan Penutup
Ketika menulis salam, alangkah baiknya ditulis dengan kata-kata umum. Biasanya penulisan salam menggunakan percapakan resmi, seperti salam sejahtera atau menggunakan salam pembuka dari masing-masin keyakinan.
- Isi Surat
Pokok dalam sebuah surat resmi adalah isi surat. Sebab dalam Contoh Surat biasanya memberikan sebuah penjelasan maksud dan tujuan dari surat tersebut.
- Penutup surat
Pada bagian penutup surat, penulis harus memakai kalimat yang baik dan benar. Biasanya diakhiri dengan kalimat penutup yang kurang lebih mirip dengan kalimat pembuka.